Para definir el equipo de trabajo en cada una de las estrategias de comunicación que defina la alta dirección es necesario establecer una metodología que ayude a comprender el sentido que justifica una acción comunicativa. Ello es tan conveniente para fomentar una cultura de comunicación, (que no es cuestión de improvisación sino de reflexión y estrategia) como para ayudar al que lo necesite a establecer sus propios planes.

El objetivo en este caso es coordinar las acciones comunicativas en función de los objetivos, asegurando su coherencia, evitando duplicaciones, generando sinergias y reforzando el estilo y la identidad institucional o corporativa.

La metodología consiste en utilizar los 7 enunciados propuestos a continuación y responder a ellos:
1. Quién comunica. El sentido del mensaje y su credibilidad varían según quien lo emite. La imagen de cada emisor como experto o como responsable de la organización es decisiva. La estrategia de comunicación se apoya en los factores positivos de cada emisor en el tema que éste trate.
2. Qué comunica debe resumirse previamente en un “texto de base”, el cual sintetiza las intenciones estratégicas de la comunicación expuestas en forma ordenada jerárquicamente y explicando de modo sintético los diferentes argumentos que se empleen. De hecho, este “qué” comunicar prefiera el “cómo” será comunicado.
3. A quién lo comunica debe ser explicitado con detalle y puesto por orden de interés estratégico decreciente (se puede utilizar el “mapa de públicos”) No se puede olvidar que la primera ley de la comunicación es identificar al receptor, su cultura de base, sus códigos, su lenguaje y sus motivaciones. Si este aspecto no ha sido cubierto, no puede producirse la comunicación.
4. Con qué objetivos, no debe confundirse con lo que se quiere comunicar, pues se trata aquí de lo que se quiere conseguir: los fines. Deben definirse los objetivos estratégicos, público por público.
5. Por qué medios, se refiere exclusivamente a los medios técnicos propios: boletines, intranet, etc., y ajenos: prensa, radio, televisión, internet, etc. (Este punto enlaza con los 2, 3 y 4, y juntos definen el “cómo” hacerlo).
6. Con qué inversión. Este enunciado no sólo se refiere a la inversión financiera requerida para la comunicación en cuestión, sino que también afecta al presupuesto temporal (¿para cuándo la acción y los resultados?), el presupuesto técnico y los medios humanos implicados en los objetivos.
7. Con qué resultados es un ejercicio de autocontrol de la acción comunicativa y de aprendizaje al mismo tiempo. Los resultados obtenidos deben compararse correlativamente con las preguntas anteriores. Ello implica la actitud objetiva de examinar críticamente lo que fue planteado en los puntos 1 al 6 y los resultados obtenidos en realidad. Y aprender de ello para lo sucesivo.

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